Organiseren evenement

Als u in de gemeente Halderberge een evenement wilt organiseren in de openbare ruimte zoals een buurt-barbecue, braderie, optocht, feest of een herdenking, moet u een melding maken of een aanvraag doen voor een vergunning van een evenement.

Zowel een melding maken als het aanvragen van de vergunning start hier op de website van de gemeente Halderberge door te klikken op een van onderstaande links:

Melding evenement of aanvraag evenementenvergunning voor inwoners

Melding evenement of aanvraag evenementenvergunning voor bedrijven

Door het beantwoorden van de vragen komt u er vanzelf achter of uw evenement een melding is of een aanvraag voor een vergunning wordt.

Wanneer is een evenement een melding of een vergunning?

Een melding voldoet als:

het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;
het evenement tussen 9.00 en 24.00 uur plaats vindt;
geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur en op zondag voor 13.00 uur of na 23.00 uur;
het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden;
het evenement geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object en zich hier minder dan 50 personen gelijktijdig in/op verblijven;
er een organisator is; en
de organisator ten minste 14 dagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester;
het geen vechtsportwedstrijden of –gala’s betreft, waaronder in ieder geval wordt begrepen kooigevechten, kickboks-evenementen, free-fight-evenementen en daarmee vergelijkbare activiteiten en al dan niet in wedstrijdverband georganiseerde evenementen waarbij de menselijke waardigheid in het geding is.

Als u dus aan alle bovenstaande punten voldoet kunt u een melding maken uiterlijk 14 dagen voor de datum van uw evenement. Het doorlopen van de vragen duurt ongeveer 10 minuten voor een melding.

Voldoet u niet aan alle genoemde punten dan vraagt u een vergunning aan. Twijfelt u of u een melding moet maken of een vergunning aan moet vragen? Door het beantwoorden van de vragen komt u er vanzelf achter of uw evenement een melding is of een aanvraag voor een vergunning wordt.

Zonder tegenbericht binnen 14 dagen is uw melding voor het evenement akkoord.

Aanvragen van het evenement

Als u niet aan de criteria van een melding voldoet wordt u automatisch doorgeleid naar het proces voor een vergunning aanvraag. Dit proces is langer omdat wij veel meer informatie van u willen ontvangen.

Veel vragen hebben betrekking op de openbare orde en veiligheid. U bent als organisator van het evenement verantwoordelijk voor alles wat er op het terrein gebeurd. Om er voor te zorgen dat u op zoveel mogelijk risico’s en scenario’s bent voorbereid en bent uitgerust helpt de gemeente u met het opstellen van uw plannen. Dit kan door aanvullende informatie op te vragen en u te vragen na te denken over mogelijke risico’s en/of aanvullende voorwaarde op te stellen.
Daarnaast heeft u te maken met landelijke en lokale regelgeving waar u wellicht ontheffingen voor moet aanvragen.

Tegelijk met uw aanvraag kunt u, als dit op uw evenement van toepassing is, de volgende ontheffingen aanvragen:

Ontheffing zondagswet;
Ontheffing geluidsapparatuur;
Ontheffing alcoholwet;
Melding BGBOP.

Door het beantwoorden van de vragen worden de aanvragen voor deze ontheffingen automatisch voor u aan uw aanvraag toegevoegd.

In uw aanvraag kunt u ook aangeven welke materialen u zou willen lenen van de gemeente. Denk aan vlaggen(-masten), dranghekken, verkeershesjes etc.

Het doorlopen van de vragen voor een evenementenvergunning duurt ongeveer 30 minuten.

De behandeltijd bij de gemeente voor het afronden van uw aanvraag evenementenvergunning is afhankelijk van in welke categorie uw evenement in valt. A/B/C evenement.

Categorie Evenementen (A/B/C) en hun behandeltijd

Aan de hand van de risicoscan wordt uw vergunning aanvraag ingedeeld in een categorie evenement A, B of C.
De risicoscan is een instrument opgesteld door de Veiligheidsregio waarmee het risico ten aanzien van taken voor politie, brandweer en de GHOR wordt ingeschat aan de hand van diverse criteria. Deze criteria zijn bijvoorbeeld: de ervaringen met u als organisatie in het verleden, de hoeveelheid bezoekers, of er alcohol wordt genuttigd, of er wegen worden afgesloten of er bouwsels worden neergezet en of het terrein verhard of onverhard is etc.
Op voorhand kunt u die inschatting niet direct zelf maken.

De behandeltijd voor het behandelen van uw evenementen vergunningaanvraag is:

A evenement: 6 weken; voorbeeld: rommelmarkt, sinterklaasintocht, Koningsdag
B evenement: 16 weken; voorbeeld: trekkertrek, schuurfeest, muziek/tentfeest
C evenement: 16 weken; voorbeeld: dancefestival

In de behandeltijd beoordeeld de gemeente uw evenementenvergunning en stemt de gemeente uw aanvraag af met interne en externe adviseurs. Deze adviseurs zijn politie, brandweer, GHOR en diverse teams van de gemeente.

Er wordt gekeken of er op genoemde datum(s) bijvoorbeeld geen werkzaamheden gepland staan op uw locatie. Of dat uit uw plannen voor het evenement blijkt dat u voldoende bent uitgerust op eventuele risico’s die zouden kunnen gebeuren. Ook wordt beoordeeld of er voldoende beveiligers of EHBO-ers worden ingezet enzovoorts.

Het kan zijn dat de gemeente u uitnodigt om het evenement voor te bespreken.

Wat stuurt u mee bij uw vergunningaanvraag?

Altijd: Een duidelijke plattegrondtekening op schaal 1:100 van het evenement met daarop aangegeven waar bijvoorbeeld tenten staan, waar een bar komt enzovoort.

Als van toepassing: Calamiteitenplan, verkeersplan, tentenboek, draaiboek, artiestenlijst.

Kosten

De legeskosten bij evenementen zijn te vinden in de legesverordening.

U betaalt leges voor de aanvraag van de evenementenvergunning en voor eventuele ontheffingen die op uw evenement van toepassing zijn.

In sommige gevallen is een vrijstelling van de leges mogelijk. De gemeente toetst aan de hand van de aanvraag of u voor deze vrijstelling in aanmerking komt.

Verkeersregelaars

Soms is het nodig om, bij grotere verkeerstromen of waar verschillende verkeersgroepen elkaar kruisen, verkeersregelaars in te zetten. De verkeersregelaars moeten zijn opgeleid en moeten zijn aangesteld door of namens de burgemeester van gemeente Halderberge of in het bezit te zijn van een geldige aanstelling als beroepsverkeersregelaar.

De organisatie van een evenement kan zijn evenement aanmelden via www.verkeersregelaarsexamen.nl
Zodra het evenement is aangemeld, keurt de gemeente het evenement zo spoedig mogelijk.

Evenementenoverzicht

Meld uw evenement vóór 1 december aan

Dit overzicht wordt in december vastgesteld. Hulpdiensten passen hier hun planning op aan.

In het overzicht kunt u zien of uw beoogde locatie voor uw evenement nog beschikbaar is als dit na december wordt aangemeld.

Deze aanmelding is geen vergunningsaanvraag. Voor een evenement moet u tijdig een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen.